2 травня 2018 р. на Старій Самарі відбулася виїзна нарада організаторів фестивалю, у якій взяли участь директор КП “Етнографічні парки Дніпра” ДМР Д. Г. Каюк та керівництво Управління молоді, позашкільної освіти та національно-патріотичного виховання ДМР. У ході наради було обстежено територію проведення фестивалю, визначено місцевість для розташування дитячого та дорослих таборів, локації для проведення змагань. Оглянуто місця для облаштування причалів для козацької “Чайки” та байдарок, а також для проведення майстер-класів. Окреслено та перевірено маршрути кінних екскурсій, зони для традиційних локацій – ярмарку та аніматорів.